Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand für die Bereitstellung digitaler Prüfungsdaten. Fehlende Exportmöglichkeiten, unvollständige Datensätze oder nicht eingebundene Vor- und Nebensysteme führen im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell zu Herausforderungen. Wer seine Systeme frühzeitig prüft, reduziert Zeitdruck, vermeidet Diskussionen mit dem Finanzamt und minimiert unnötige Risiken.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung setzen Finanzämter bei Betriebsprüfungen immer stärker auf die elektronische Auswertung von Unternehmensdaten. Die Anforderung sogenannter GDPdU-Daten gehört in Deutschland längst zum Standard. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass die Umsetzung häufig, dass die Umsetzung komplexer ist als erwartet.
Warum benötigt das Finanzamt GDPdU-Daten?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung ist das Finanzamt berechtigt, digitale Unternehmensdaten einzusehen und maschinell auszuwerten. Diese müssen vollständig, nachvollziehbar und in auswertbarer Form bereitgestellt werden.
Die angeforderten GDPdU-Daten ermöglichen es Prüfern, Geschäftsvorfälle systematisch zu analysieren und Auffälligkeiten zu erkennen. Dabei beschränkt sich die Prüfung nicht ausschließlich auf das Hauptbuchhaltungssystem. Auch Daten aus Vor- und Nebensystemen können steuerlich relevant sein und müssen gegebenenfalls bereitgestellt werden, zum Beispiel:
- Warenwirtschaftssysteme
- Fakturierungssysteme
- Dokumentenmanagementsysteme
- Und weitere angebundene Systeme
Was sind GDPdU-Daten überhaupt?
GDPdU steht für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Es handelt sich um strukturierte digitale Daten, die dem Finanzamt für Auswertungen bereitgestellt werden. Typischerweise umfasst dies unter anderem: Buchungsdaten, Kontenpläne, Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie Umsatzdaten
Häufig verwendete Exportformate sind zum Beispiel CSV-, TXT- oder XML-Dateien.
Wichtig ist dabei nicht nur der reine Export. Die Daten müssen vollständig, konsistent und technisch auswertbar sein. Genau hier entstehen in der Praxis häufig Probleme. Nicht selten zeigt sich erst kurz vor einer Betriebsprüfung, dass Datenfelder fehlen, historische Daten nicht mehr verfügbar sind oder mehrere Systeme erst miteinander abgestimmt werden müssen. Dann muss oftmals erst der Kontakt zum Softwareanbieter gesucht werden, um eine Lösung zu finden.
Wichtig ist: DanTaxLegal unterstützt Sie im Rahmen dieses Prozesses, kann jedoch nicht die Verantwortung für den Datenexport aus Ihren Systemen übernehmen. Diese liegt beim Unternehmen selbst.
Welche Risiken drohen bei fehlenden oder unvollständigen Daten?
Kann ein Unternehmen die angeforderten Daten nicht oder nur unvollständig bereitstellen, kann dies erhebliche Folgen haben.
Mögliche Konsequenzen sind:
- zusätzliche Rückfragen und Nachforderungen
- Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Schätzungen von Besteuerungsgrundlagen und steuerliche Mehrbelastungen
Besonders kritisch wird es, wenn Daten erst nach Ankündigung der Betriebsprüfung „zusammengestellt“ oder manuell rekonstruiert werden müssen. Wer erst nach Ankündigung einer Betriebsprüfung mit der Datensammlung beginnt, gerät schnell unter erheblichen Zeitdruck.
Unser Praxistipp
Warten Sie nicht auf die Prüfungsanordnung. Ein Testexport im Vorfeld zeigt häufig Schwachstellen auf, solange noch ausreichend Zeit für Anpassungen besteht. Je früher Unternehmen ihre Datenlandschaft überprüfen, desto entspannter verläuft in der regel eine spätere Betriebsprüfung.
DanTaxLegal unterstützt Sie gerne dabei, zu prüfen, ob Ihre Daten bereits „prüfungsbereit“ sind oder noch Optimierungsbedarf besteht. Wir begleiten Sie im ganzen Prozess der Datenbereitstellung im Rahmen unserer Möglichkeiten.