Grundsatz: Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer gelten grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Erstattung von Telefon- und Internetkosten ist daher nur dann begünstigt, wenn sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben erfolgt.
Telefonkosten: Arbeitgeber können zwischen folgenden Methoden wählen:
- Erstattung nach tatsächlichen Kosten (mit vollständiger Dokumentation): Der Arbeitnehmer legt die Telefonrechnung sowie einen Einzelverbindungsnachweis (EVN) vor. Der berufliche Anteil wird konkret ermittelt und kann zu 100 % steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.
- Durchschnittsbasierte Erstattung (Pauschale nach vorheriger Dokumentation): Über einen Zeitraum von in der Regel drei Monaten werden Rechnungen und EVN eingereicht. Auf dieser Grundlage wird ein durchschnittlicher beruflicher Nutzungsanteil ermittelt. Dieser kann anschließend als fester monatlicher Betrag (Pauschale) ohne laufenden EVN steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Bei Änderungen der Verhältnisse ist eine Anpassung erforderlich.
- Vereinfachte Pauschalmethode ohne EVN: Es ist lediglich die Telefonrechnung erforderlich (kein EVN). 20 % der Rechnung können erstattet werden, maximal jedoch 20 EUR pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei.
Internetkosten: Die Erstattung von Internetkosten folgt einer abweichenden Systematik:
- Pauschale Erstattung bis 50 EUR monatlich: Der Arbeitgeber kann bis zu 50 EUR monatlich pauschal erstatten, wenn der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass entsprechende Aufwendungen entstehen. Diese Erklärung ist zum Lohnkonto zu nehmen. Die Erstattung ist für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber versteuert den Betrag pauschal mit: 25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.
- Höhere Internetkosten (über 50 EUR): Eine Erstattung ist möglich, wenn auf Basis tatsächlicher Rechnungen eine dreimonatige Durchschnittsberechnung durchgeführt wird. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Nachweise vorlegen und eine Bestätigung abgeben, die im Lohnkonto aufzubewahren ist.
Auf dieser Grundlage wird eine feste monatliche Pauschale festgelegt. Auch hier erfolgt die Besteuerung durch den Arbeitgeber im Wege der Pauschalbesteuerung. Bei Änderungen (z. B. Tarifwechsel) ist eine Anpassung erforderlich.
Alternative: Vertrag im Namen des Arbeitgebers
Wird der Telefon- oder Internetvertrag direkt vom Arbeitgeber abgeschlossen, entfällt die Erstattungsproblematik. Die Nutzung kann dem Arbeitnehmer in diesem Fall auch zur privaten Verwendung steuerfrei überlassen werden.