Udgangspunkt: Alt er som hovedregel skattepligtig løn. Efter tysk skatteret anses alle ydelser fra arbejdsgiver til medarbejderen som udgangspunkt for skattepligtig arbejdsindkomst. Refusion af telefon- og internetudgifter er derfor kun begunstiget, hvis de sker inden for de fastlagte regler.
Telefonudgifter: Arbejdsgivere kan vælge mellem følgende metoder:
- Refusion efter faktiske udgifter (med fuld dokumentation): Medarbejderen indsender telefonregning samt specificeret opkaldsliste (EVN). Den erhvervsmæssige andel dokumenteres konkret. Denne andel kan refunderes 100 % skatte- og bidragsfrit.
- Gennemsnitsbaseret refusion (lump sum efter dokumentation): Over en periode på typisk 3 måneder indsendes regninger og EVN. Der fastsættes en gennemsnitlig erhvervsmæssig andel. Denne kan herefter refunderes som et fast månedligt beløb (lump sum) uden løbende EVN skatte- og bidragsfrit. Beløbet skal justeres, hvis forholdene ændrer sig.
- Forenklet lump sum metode uden EVN: Kun telefonregning kræves (ingen EVN). 20 % af regningen kan refunderes, dog maks. 20 EUR pr. måned skatte og bidragsfrit.
Internetudgifter: Refusion af internetudgifter følger en anden systematik end telefon. Erstatningen kan ske bidragsfrit, men arbejdsgiveren betaler en lump sum skat.
- Arbejdsgiveren kan refundere op til 50 EUR lump sum pr. måned hvis medarbejderen afgiver en erklæring om, at der faktisk afholdes udgifter i denne størrelsesorden. Denne erklæring skal opbevares i lønkontoen (Lohnkonto).
Refusionen er socialt bidragsfri for medarbejderen. Arbejdsgiveren beskatter beløbet med en fast skat (lump sum) på: 25 % + solidaritetstillæg + evt. kirkeskat. - Højere internetudgifter (over 50 EUR) kan erstattes hvis der gennemføres en 3-måneders gennemsnitsberegning baseret på faktiske regninger. Medarbejderen skal fremlægge dokumentation og afgive en bekræftelse, som opbevares i lønkontoen. På baggrund heraf fastsættes en fast månedlig refusion (lump sum). Også her sker beskatning hos arbejdsgiveren via fast beskatning. Ordningen skal tilpasses, hvis medarbejderens forhold ændrer sig (fx ændret abonnement eller brug).
Alternativ: Kontrakt i arbejdsgivers navn
Hvis abonnementet oprettes direkte i arbejdsgiverens navn, undgås refusionsproblematikken. Ydelsen kan da stilles til rådighed uden beskatning hos medarbejderen – også ved privat brug.
Særlig udfordring for danske arbejdsgivere uden tysk etablering: Tyske udbydere afviser ofte kontrakter med udenlandske virksomheder uden lokal tilstedeværelse. I sådanne tilfælde kan arbejdsgiveren refundere hele omkostningen skatte- og bidragsfrit, hvis han kan dokumentere, at det ikke var muligt at indgå en erhvervskontrakt (fx flere afslag). Der indgås et tillæg til ansættelseskontrakten, hvori det fastlægges:
- at arbejdsgiveren ikke kunne indgå kontrakten,
- at medarbejderen derfor har indgået abonnementet,
- og at arbejdsgiveren refunderer udgiften fuldt ud.