Die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland wird bald deutlich digitaler. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung ergibt sich aus den umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 gebilligt hat. Wie sehen die Regelungen im Einzelnen aus:
Technische Voraussetzungen und Implementierung:
Die neue Regelung verlangt, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dies bedeutet in der Folge auch eine deutliche Vereinfachung bei der automatischen elektronischen Verarbeitung, z.B. in der Buchhaltung oder im Mahnwesen. Die Anforderungen an das Format orientieren sich an der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung UBL 2.1, die z.B. auch im Standard OIOUBL in Dänemark umgesetzt ist (EN 16931). In Deutschland ist insbesondere das Format XRechnung weit verbreitet, das insbesondere von öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. Auch das ZUGFeRD – Format, welches Daten im XML-Format in ein PDF-Dokument einbettet, wird bereits genutzt. Eine reine PDF-Rechnung gilt bereits ab 1.1.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Unternehmen müssen zeitnah prüfen, ob ihre Systeme an diese Standards angepasst werden müssen und gegebenenfalls notwendige Softwareanpassungen oder -erweiterungen vornehmen.
Wichtige Daten bis zur Einführung:
Aber dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Es gelten aber auch Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind auch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht konformen Formaten noch zulässig, aber nur sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Diese Möglichkeit gilt für kleine Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 EUR auch noch in 2027, aber 2028 müssen alle B2B-Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen.
Was muss ich noch beachten?
- Stellt ein Unternehmen Rechnungen an private Endverbraucher müssen diese der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen.
- Auch Unternehmen, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen anbieten, wie z.B. Vermieter oder Arzt, müssen in der Lage sein elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen wird kein besonderer Weg vorgeschrieben. Auch eine Übermittlung per E-Mail ist denkbar.
Vorteile der Regelung:
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung.
- Kosteneinsparungen: Die digitale Verarbeitung von Rechnungen kann Druck- und Versandkosten erheblich reduzieren.
- Umweltfreundlichkeit: Elektronische Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.
- Transparenz und Compliance: Digitale Rechnungsformate verbessern die Nachverfolgbarkeit und unterstützen die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie rechtzeitig mit der Planung beginnen sollten, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten und von den Vorteilen der digitalen Transformation zu profitieren. Fangen Sie rechtzeitig an, technischen Systeme entsprechend anzupassen und Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorzubereiten. Dtl DanTaxLegal BAG hilft gerne bei der Digitalisierungsberatung!
