Fra den 1.1.2025 skal virksomheder i Tyskland fakturere andre virksomheder ved hjælp af en elektronisk faktura (e-faktura). Vi har allerede i vores tidligere nyhedsbrev fortalt om de vigtigste regler.
Tidsfristen nærmer sig, og virksomheder skal derfor sikre, at de opfylder de tekniske og organisatoriske krav. Vi har opsummeret de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv for at forberede dig bedst muligt på e-fakturaen.
1. Kan din virksomhed modtage e-fakturaer?
- Fra den 1.1.2025 er din virksomhed forpligtet til at kunne modtage e-fakturaer.
- E-fakturaer er fakturaer, der er oprettet i et struktureret format, som opfylder de europæiske krav.
- E-fakturaer må kun sendes elektronisk. Overførsel kan ske via e-mail, en portal eller en anden grænseflade. Levering af en e-faktura på et USB-stik anses ikke for korrekt.
2. Kan din virksomhed gemme og behandle e-fakturaer?
- E-fakturaen skal opbevares i sin oprindelige form og må ikke ændres. Dette kan for eksempel gøres i et dokumenthåndteringssystem eller direkte i dit regnskabsprogram, hvis fakturaerne er knyttet til bogføringsposten.
- En e-faktura i X-format kan ikke læses uden software. Det forventes, at alle vigtige regnskabsprogrammer på det tyske marked kan håndtere X-fakturaer inden årets udgang. Hvis du bruger et regnskabsprogram, der er udviklet til et andet marked (f.eks. Danmark), bør du sikre dig, at det understøtter X-fakturaer.
- ZUGFeRD-formatet, som allerede er udbredt i Tyskland, gemmer X-fakturadataene i et PDF-dokument.
- Den tyske skattemyndighed skal kunne analysere dataene i fakturaen i forbindelse med en skatterevision.
3. Kan din virksomhed oprette og sende e-fakturaer?
- Hvis din nuværende software ikke understøtter dette, findes der nu en lang række udbydere af faktureringsprogrammer på internettet.
- Sørg for, at din e-faktura indeholder alle de lovpligtige oplysninger i henhold til momsreglerne. Især ved omfattende beskrivelser af ydelser, som det f.eks. er almindeligt i byggebranchen, kan der opstå problemer.
- I en overgangsperiode frem til 31.12.2026 kan fakturaer stadig sendes i et andet format, hvis modtageren accepterer det. Vi anbefaler, at du fra starten så vidt muligt udelukkende bruger e-fakturaen. Dette vil føre til en forenkling af processerne.
4. Har din virksomhed kontrakter, der regulerer ydelser over en længere periode, f.eks. serviceaftaler eller licensaftaler?
- Hvis du f.eks. er udlejer og udlejer til en erhvervsmæssig lejer, skal du i januar 2025 udstede en elektronisk abonnementsfaktura til dine lejere.
5. Hvad gør din virksomhed, hvis du har erhvervskunder i udlandet eller private kunder?
- Udenlandske kunder og private kunder vil ikke uden videre kunne læse rene e-fakturaer. En mulighed er at sende fakturaer i ZUGFeRD-formatet, da dette format kan bruges til både elektroniske og PDF-baserede fakturaer.
Kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål eller har brug for støtte til at forberede din virksomhed på e-fakturaen.
