Digital bogføring kan godt anses som en revolution. Mange standardiserede systemer lever op til de forskellige målgrupper og brancher og kan nemt tilpasses individuelle behov. Ifm. internetløsninger sørger udbyder løbende for pleje og udvikling af systemerne. ERP-systemer gør det muligt at vise sammenhænge i databestanden, som ikke var muligt udelukkende med brug af papir inden digitaliseringen. I det hele taget er bogføringssystemerne blevet meget mere komplekse og differentierede, især pga. den løbende og hurtige videreudvikling og de benyttede interfaces mellem de forskellige softwarekomponenter.
De tyske skattemyndigheder begyndte allerede i starten af 00-erne at reagere på digitaliseringen og indførte regler for adgang til edb-baserede data samt dokumentationspligt mht. de bogføringsprocesser, som skal opfyldes af skattepligtige virksomheder i Tyskland. Myndighederne vil på den måde sikre, at en ekstern revision kan finde sted inden for rammerne om opbevaringspligten – læs mere her: opbevaringpligt.
Det, der umiddelbart virker som en måske lidt tung, kompliceret og dyr proces for at opfylde myndighedernes krav, kan samtidig betragtes som en rigtig god mulighed for et allround check-up, sikring og optimering af de interne bogføringsprocesser og data i en virksomhed – og dermed blive en win-situation.
Hvilke forholdsregler skal en virksomhed, der er skattepligtig i Tyskland, så tage for at have handlet korrekt ifm. en ekstern revision dér?
Udarbejdelse af en procesbeskrivelse
Skattemyndighederne i Tyskland forlanger de facto forelæggelse af en procesbeskrivelse, når de foretager revision af en virksomhed. Og det selv om den tyske faglitteratur til dels stadigvæk diskuterer, om det overhovedet er nødvendigt med en procesbeskrivelse, og hvor omfattende en sådan i givet fald skal være. Procesbeskrivelsen skal på forståelig vis klarlægge den organisatoriske og tekniske proces ifm. bogføringen. Dvs. at fx behandlingen af elektroniske bilag skal beskrives lige fra oprettelse til lagring, behandling og arkivering samt søgning/genfinding og maskinel læsbarhed. Derudover skal det også defineres i procesbeskrivelsen, hvordan bilag sikres mod tab, ændringer og reproduktion. Det kræver bl.a. en beskrivelse af forretningsgangen, de benyttede it-systemer inkl. softwareversion samt interfaces – ligeledes er en oversigt over det interne kontrolsystem en vigtig del af procesbeskrivelsen. Da der løbende sker ændringer i processer og systemer, skal procesbeskrivelsen derfor også tilpasses løbende – og mindst én gang årligt.
En ekstern revision omfatter som regel en periode, der ligger flere år tilbage. Da det er svært at rekonstruere manglende informationer og bilag – med skiftende medarbejdere nærmest umuligt – bliver det senest her tydeligt, hvor vigtigt det er løbende at ajourføre procesbeskrivelserne og ikke først, når påbuddet om ekstern revision kommer.
Der findes allerede en række softwareløsninger, der understøtter en struktureret udarbejdelse og vedligeholdelse af procesbeskrivelsen, også der hvor en virksomheds størrelse og kompleksitet kan være lidt af en udfordring.
Bogføringsdata og læsbarhed
I forbindelse med den eksterne revision vil de tyske skattemyndigheder også have adgang til virksomhedens bogføringsdata – hvordan er klart defineret fra myndighedernes side. Èn mulighed er den direkte adgang til virksomhedens bogføringssystem, som også kan ske online ved at logge sig ind over nettet, men som regel eksporteres bogføringsdata i et defineret XML-format. På den måde kan den eksterne revisor undersøge typiske fejl i bogføringen ved hjælp af statistiske metoder.
Dataeksporten omfatter også såkaldte bi- eller parallel-systemer, fx elektroniske kassesystemer eller lagersystemer, hvis disse er relevante for bogføringen. Produktionsanlæg, der lagrer bogføringsrelevante data, kan ligeledes være et system, myndighederne undersøger og skal have adgang til. I et helt konkret tilfælde drejede det sig om et vaskeanlæg for biler, hvor skattemyndighederne forlangte data fra vaskeanlægget for at afstemme disse med kassesystemet. Dette tydeliggør, hvor vigtigt det er at sørge for en omhyggelig udarbejdelse af procesbeskrivelsen for alle relevante systemer.
Forberedelse af data til de forskellige interfaces hos myndighederne kan vise sig at være en yderligere udfordring, da der kan være tale om forskellige dataformater samt store mængder data. Læsbarheden skal derfor kontrolleres jævnligt for at sikre fremtidig tilgang – og især ifm. større system-up-dates eller systemændringer, der kan føre til ændring af dataformatet. Sikring af læsbarheden kan fx ske ved, at gamle softwareversioner gemmes på særlige eksterne systemer, eller at softwareudbyder stiller programmer med read-only funktion til rådighed.
De tyske skattemyndigheder forlanger også jævnligt procesbeskrivelse og dataeksport ifm. en virksomheds ansøgning om tilladelse til flytning af bogføringen til udlandet (Læs mere) og ifm. uddybning af transfer pricing aftaler.
Og hvad sker der, hvis der ikke foreligger en procesbeskrivelse?
Mangler procesbeskrivelsen eller kan den ikke bruges, bør dét alene iflg. skattemyndighederne ikke gælde som formel fejl, hvis det alligevel er muligt at gennemføre revisionen og kontrollere data; men når bogføringssystemerne har en vis kompleksitet, og jo ældre de bliver, stiger risikoen for, at en manglende procesbeskrivelse gør det vanskeligt eller umuligt at kontrollere og følge virksomhedens bogføringsprocedurer. I sådanne tilfælde har skattemyndighederne hjemmel til at skønne et større overskud. I sager der vedrører udlandet har den skattepligtige virksomhed derudover en større pligt til medvirken. Hvis skattemyndighedernes revisor mener, at de krævede informationer ikke bliver leveret fuldstændigt og rettidigt, kan der fastsættes ikke ubetydelige bøder.
Assistance via virksomhedens revisor
En virksomheds revisor trækker ved sin assistance på erfaring og rutine; det gør udarbejdelse af procesbeskrivelsen og eksport af bogføringsdata nemmere og hurtigere og dermed hele forløbet mere effektivt og billigere, end hvis kunden selv går i gang – og det er vigtigt at kende skattemyndighedernes krav. Når en revisor regelmæssigt udarbejder dokumentation til flere kunder, gøres der brug af mønsterbeskrivelser fra kendte systemer. Ofte har en virksomhed allerede en del dokumentation af deres forretningsprocedurer liggende på grundlag af eksempelvis årsrapporten. Brugsvejledninger for hard- og software kan samles og køres sammen.
Virksomhedens revisor kan løbende gøre opmærksom på en mulig optimering af processerne ifm. udarbejdelsen. Dermed bliver virksomhedens skatte-og momssituation også gennemgået som en del af forløbet. På den måde profiterer kunden og opnår dermed en reel merværdi!
